Когда меня просят перезвонить после совещания, я уточняю во сколько оно закончится и в большинстве случаев мне отвечают-  не знаю, чаще всего затягивается до вечера, а вечер это очень неопределенное понятие. Почему мы не знаем сколько будет длиться совещание? Насколько эффективно совещание «без начала и конца»? можно прочитать книги по тайм-менеджменту и по организации совещаний, на бумаге все красиво, а дальше, в результате все равно получается «до вечера».

Совещания нужны для постановки задач, общего обсуждения проблемы (если требуется) и отчетов о проделанной работе. Казалось бы, все просто, но в реальности выглядит иначе. На совещании собираются руководители разных подразделений, они чаще всего не только не знают задач друг друга, но и чем вообще занимается соседнее подразделение, только в общих чертах, по названию. Поэтому постановка задачи затягивается – надо определить: чья это зона ответственности, какова загрузка каждого из подразделений в данный момент. Осложняется совещание еще и тем, что при обсуждении вопросов нет единого информационного поля для всех, нет полноты картины, нет контекста для задачи. Незаинтересованность на лицах участников и нежелание слушать обоснованы тем, что по отчету информация понятна только тому, кто ставил и кто исполнял задачу. Особенно, если это промежуточные точки контроля, то неясно, к чему относятся данные результаты, и как это влияет на цели компании.  Вопросы из зала только увеличивают неразбериху и так в не очень структурированной картине. Хуже только когда молчат: либо не поняли, либо просто «отсиживаются».

Совещание становится эффективным, когда каждый участник находится в едином информационном поле, четко прослеживает связи между обсуждаемым вопросом и тактическими и стратегическими задачами компании, понимает роль и задачи каждого подразделения в компании, а, главное, осознает роль свою и своего подразделения для того, чтобы компания была успешнее. 

Получить подробную информацию о программном продукте Clado MP и методологии Clado
Заказ консультации
Мы расскажем вам о всех преимуществах программного продукта и методологии Clado
Отправить